Các Hội Thảo Chuyên Đề

Center for International EducationCooperation for Excellence

Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức hội thảo

Kế hoạch tổ chức hội thảo bao gồm:

Bước 1: Xác định chủ đề hội thảo

Bạn cần xác định chủ đề hội thảo rõ ràng và cụ thể. Đây sẽ là cơ sở để xây dựng nội dung cũng như lên kế hoạch các hoạt động diễn ra trong hội thảo một cách chi tiết và hiệu quả nhất.

Các hình thức tổ chức hội thảo phổ biến hiện nay

Hiện nay có khá nhiều hình thức tổ chức hội thảo tùy thuộc vào mục đích chính của sự kiện. Trong đó có 5 hình thức hội thảo phổ biến sau:

Khách mời “chuyên gia” giúp tạo sự tin tưởng

Trong các buổi hội thảo, những chuyên gia hoặc khách mời sẽ giúp tạo sự tin tưởng, uy tín cho chương trình. Đồng thời điều này cũng có lợi cho hoạt động truyền thống và giúp tỷ lệ chuyển đổi khách hàng được nâng cao. Bạn nên lựa chọn khách mời nổi tiếng trong lĩnh vực hoặc ngành nghề. Bên cạnh đó, người tổ chức cũng cần lên danh sách câu hỏi cùng kịch bản riêng cho chuyên gia.

Địa điểm và tiện ích đi kèm phòng hội nghị

Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo cũng là một công việc cần lưu ý trong quá trình chuẩn bị. Không gian tại địa điểm tổ chức phải đảm bảo đáp ứng được quy mô hội thảo, không quá lớn hoặc quá nhỏ để tránh ảnh hưởng đến không khí hội thảo. Người tổ chức cũng cần quan tâm đến những tiện ích đi kèm phòng hội nghị như màn chiếu, sân khấu, âm thanh, ánh sáng để bổ sung những vật dụng cần thiết và dự trù chi phí chính xác nhất.

Để buổi hội thảo diễn ra thành công không thể thiếu hoạt động truyền thông cho sự kiện. Thời gian truyền thông không nên quá sớm vì nó có thể giảm bớt sức nóng của sự kiện và cũng không nên quá gần ngày tổ chức vì nó sẽ gây khó khăn khi sắp xếp người tham dự. Các hoạt động truyền thông nên diễn ra từ 1 – 2 tuần trước sự kiện và sử dụng các kênh truyền thông phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu của hội thảo.

Mục đích quan trọng của hội thảo đó là tăng cường mối quan hệ với khách hàng hiện tại và tìm kiếm khách hàng mới. Việc lấy thông tin người tham dự sẽ giúp hoạt động này diễn ra hiệu quả nhất. Bạn có thể cân nhắc lựa chọn một trong số những hình thức lấy thông tin như điền form online, đăng ký nhận email hoặc sử dụng thẻ thành viên.

+ Nhận trực tiếp: Phòng báo chí, ban quản lý khoa học

+ Qua bưu điện: gửi về Viện nghiên cứu pháp luật phía Nam (địa chỉ: 1/133 đại lộ Bình Dương, Kp.Hòa Lân 1, P.Thuận Giao, Tp.Thuận An, Bình Dương.

– Thời gian tiếp nhận: liên tục trong năm.

Những lưu ý khi tổ chức hội thảo

Sau khi nắm rõ các bước tổ chức hội thảo, bạn đã có thể bắt tay vào các công đoạn chuẩn bị cũng như tổ chức một cách dễ dàng. Tuy nhiên trong quá trình này, bạn cần lưu ý những vấn đề sau để sự kiện diễn ra thành công nhất.

Một trong những điều quan trọng nhất khi tổ chức hội thảo đó là lên chủ đề và ý tưởng chính cho chương trình. Chủ đề sẽ thể hiện được mục đích và thông điệp của hội thảo cũng như là cơ sở cho việc lên nội dung sự kiện. Chủ đề hội thảo cần ngắn gọn nhưng vẫn thể hiện rõ mục đích chương trình cùng lợi ích mà người tham gia có thể nhận được khi tham gia.